Tag: elektroniczna dokumentacja medyczna (2)

Aktualnie przez gabinety lekarskie mogą przechodzić naprawdę duże pieniądze. Im więcej pieniędzy tym większa presja. Niekompetentne praktyki zarządzania, często pozostawia się bezkarnie. Co więcej, mogą powodować niezadowolenie pracowników, płatników, pacjentów i lekarzy. Wszystko, co zrobisz, aby poprawić sposób, w jaki działa Twój gabinet, nawet jeśli to mała zmiana, może ona pomóc Ci w łatwiejszym funkcjonowaniu pod presją - i w zachowaniu lub odzyskaniu kontroli.

Każda praktyka lekarska może działać lepiej. Może się okazać, że Ty i twój personel poświęcasz energię na działania, które mają niewielką wartość. Być może będziesz w stanie wykonywać niektóre czynności w bardziej efektywny sposób, lepiej alokować pracę i eliminować niewłaściwie spożytkowany czas. Oto kilka sposobów, którymi możesz poprawić niewłaściwe działanie Twojego gabinetu. Nie musisz rozwiązywać od razu wszystkich swoich problemów.  Prawdopodobnie już czujesz się przytłoczony myślą o ilości pracy jaką będziesz musiał w to włożyć. Spróbuj jednak małymi krokami. Cokolwiek zrobisz będzie to lepsze niż stanie w miejscu. Popracuj nad jednym ale za to pewnym działaniem, który wydaje się być dla Ciebie pod względem praktycznym możliwy do opanowania. Pamiętaj: jeżeli popracujesz nad  działaniem, które wydaje Ci się ciężkie do zmiany, tym więcej wniesie dobrego po jego ulepszeniu.

Kluczowe elementy:

• Im większa presja rynkowa w Twoim zawodzie, tym ważniejsze staje się pilnowanie, czy jest on wykonywany prawidłowo.
• Musisz znać swoją profesję przynajmniej na tyle dobrze, aby wiedzieć, czy jest dobrze zarządzana. Wsparciem w zarządzaniu może być program medyczny w chmurze.
• Hasłem przewodnim jest tutaj wydajność. Upewnij się, że wszystkie systemy z których korzystasz, działają sprawnie i że prawidłowo rozplanowany jest Twój oraz personelu czas.

Zalecenia są bardzo obszerne – na tyle, że ciężko wniknąć w każdy z nich dogłębnie. Są to wskazówki, którymi możesz się kierować. Posiadanie szerokiego spojrzenia na tą sprawę pomoże Ci ustalić priorytety swoich działań.

1. Naucz się zarządzać. Musisz dobrze znać swoją praktykę. Naucz się czytać raporty i rozumieć dane.
2. Jako lekarz skoncentruj swój czas na opiece nad pacjentem. Aby zmaksymalizować wartość wizyt w praktyce, lekarze i Twój personel powinni spędzić co najmniej 37 godzin tygodniowo na bezpośredniej opiece nad pacjentem.
3. Zarządzaj zadaniami. Nie bierz wszystkiego na swoje barki. Postaraj zając się głównie tym, czego pozostałe osoby, z którymi współpracujesz nie mogą zrobić za Ciebie. Rozporządzaj tak zadaniami aby mieć najwięcej czasu dla pacjenta.
4. Popraw harmonogramy pacjentów. Cel- stworzenie wydajnego harmonogramu. Skoncentruj się na zapewnieniu odpowiedniej opieki tak większej grupie pacjentów, jak to możliwe. Jeśli czujesz się przytłoczony widząc pacjenta co 20 minut, Twój harmonogram wymaga reformy. Większość lekarzy rodzinnych może wykonać średnio cztery wizyty na godzinę, kiedy wizyty są odpowiednio zaplanowane.
5. Dyktuj notatki pacjentom. Jest to specyficzna forma współpracy, wymaga czasu, aby się do tego przyzwyczaić i nie zawsze się sprawdza. Ale dyktowanie czegoś, co jest ważne dla pacjenta i uważasz, że powinien to zapisać, bo może zapomnieć, oszczędza czas, poprawia komunikację, daje pacjentowi dobre podsumowanie wizyty, czytelniejsze notatki bez konieczności inwestowania Twojego czasu dodatkowo po wizycie.
6. Popraw komunikację materiałami informacyjnymi. Korzystanie z ulotek na temat warunków i terapii pacjentów może pomóc w skoncentrowaniu wizyty, tak aby ważne informacje zostały odpowiednio przekazane.
7. Użyj dobrego systemu planowania. Poświęć czas na opracowanie dobrego systemu planowania, zatrudnij do jego obsługi osobę na najwyższym poziomie i upewnij się, że cały personel się w nim odnajduje. Dobry harmonogram może zwiększyć ilość pacjentów nawet o dwóch lub więcej pacjentów dziennie, przez co wzrośnie Twój dochód. Jeśli korzystasz z systemu ręcznego, rozważ jego skomputeryzowanie.
8. Potwierdź spotkania . Jest to bardzo pracochłonne w przypadku jednoosobowego gabinetu i małych grup. Świetnym rozwiązaniem jest zautomatyzowany system wysyłający SMS przypominające o wizycie. Pamiętaj, że niezrealizowane wizyty są kosztowne.
9. Zaplanuj działania . Wspólne wykonywanie zadań jest bardziej wydajne. Pacjenci oczekują szybkiej wizyty, a Ty spełniasz ich potrzeby.
10. Buduj atrakcyjny dla Ciebie budżet . Poważny wysiłek budowania budżetu jest dobrym doświadczeniem zawodowym i oferuje możliwość mierzenia wydajności i postępu Twoich działań w ciągu roku. Przejrzyj opublikowane dane, aby pomóc w ustaleniu celów budżetowych, ale pamiętaj, że różnice między usługami, regionalnymi i rynkowymi sprawiają, że dane te są jedynie przybliżone. Po kilku latach będziesz miał dobrą podstawę do kompetentnego podejścia do planowania budżetu, co stanie się cennym narzędziem.
11. Pamiętaj o każdorazowym pobieraniu płatności. Często pacjenci się spieszą lub proszą możliwość uregulowania rachunku przy kolejnej wizycie. Pamiętaj, że część z nich może już nie przyjść a Ty stracisz pieniądze.
12. Stworzenie systemu motywacyjnego. Dobry system motywacyjny poprawia pracę zespołową, wyniki i wydajność. Zasada jest prosta. Komunikuj swoje oczekiwania, zapewnij potrzebne szkolenia, ustal sprawiedliwe wynagrodzenie i nagradzaj wydajność.
13. Wyeliminuj nadgodziny. Nie ma powodu, aby rutynowo realizować nadgodzin. Sprawdź przyczyny nadgodzin. Może się okazać, że są one realizowane dla wygody, a nie konieczności, i mogą zostać wyeliminowane przez prawidłowe rozplanowanie obowiązków.
14. Mądrze korzystaj z pomocy personelu.
15. Wykorzystaj gabinet w pełni możliwości . Korzystaj z gabinetu tylko w dniach w których przynosi Ci to zyski. Możesz czasami zrezygnować z jakiegoś dnia a w innym popracować dłużej, co często przynosi pozytywne efekty. Może się okazać, że wydłużenie codziennych godzin pracy, stanie się korzystne także dla pacjentów i usługodawców.
16. Pomyśl nad swoją kadrą. Unikaj nadmiaru pracowników i ich małej wydajności. Upewnij się, że wszyscy pracownicy, których zatrudniasz są Ci niezbędni i posiadają odpowiednie umiejętności.
17. Bądź ostrożny przy zatrudnianiu . Kłopotliwych pracowników jest łatwiej znaleźć, niż później się ich pozbyć. Problematyczny personel zwiększa stres i obciążenie pracą. Ustal wymagania dotyczące umiejętności przed zatrudnieniem i upewnij się, że przestrzegany jest odpowiedni proces rekrutacji. Aby upewnić się, że zatrudnisz odpowiednią osobę, zmierz umiejętności kandydatów; obiektywne testy mogą dostarczyć cennych informacji. Przekazywanie oczekiwań każdemu nowemu zatrudnieniu i pociąganie go do odpowiedzialności.
18. Upewnij się, że twoje systemy i procedury działają dobrze . Wyeliminuj zbędne funkcje. Uzyskaj fachową pomoc, jeśli jest to konieczne, aby je zidentyfikować. Korzystanie z prawidłowych formularzy powinno skrócić czas dokumentacji. Użyj takich formularzy, aby uniknąć pisania - na przykład dobrze zaprojektowanego formularza na 15 najczęściej przepisywanych leków.
19.  Krytycznie oceniaj nowe usługi i sprzęt . Nie rozpoczynaj nowej usługi ani nie kupuj dużego sprzętu bez analizy kosztów i korzyści. Będziesz musiał przyjąć założenia dotyczące przewidywanych kosztów. Inwestycje te mogą przynieść słabe wyniki, więc upewnij się, że wiesz, z czym to się wiąże zanim się zdecydujesz.
20. Bądź ostrożny z pacjentami. Decyduj się na wypłacalnych pacjentów oraz na takich, którzy są pewni wizyt w Twoim gabinecie. Niektórzy mogą zająć Ci wiele czasu a tak naprawdę przynieść Ci bardzo małe zyski.

Zmiany pojawią się na rynku opieki zdrowotnej bez względu na to, czy przejmiesz inicjatywę, czy nie, ale podjęcie inicjatywy w celu usprawnienia swojej pracy będzie opłacalne. Zacznij działać, a zostaniesz nagrodzony.

Medfile Free

Współczesna branża medyczna nie może obejść się bez elektronicznego zarządzania dokumentami. Jako klienci, od najnowszych propozycji oprogramowania powinniśmy oczekiwać czegoś więcej niż przechowywanie, tworzenie i edycja dokumentacji medycznej. Właśnie wchodzące na rynek rozwiązania dają nam możliwość powierzenia systemowi wielu różnych zadań, dzięki czemu możemy znacząco zaoszczędzić. Produkt Medfile Free oferuje nam przede wszystkim:

- Pełną obsługę związaną z elektronicznym zarządzaniem placówką

- Możliwość umawiania pacjentów na wizyty za pośrednictwem darmowej strony www

- Szereg narzędzi dedykowanych specjalistom (moduł dentystyczny, moduł fizjoterapeutyczny)

Zarządzanie

Zarządzanie placówką medyczną poprzez system Medfile jest się niezwykle proste dzięki przejrzystemu i zrozumiałemu interfejsowi oprogramowania. Cała dokumentacja związana z prowadzeniem kart pacjentów i wizyt jest w pełni elektroniczna, co oznacza dla gabinetu:

- Oszczędność miejsca w placówkach

- Oszczędność czasu (ergonomiczne wzory druków i formularze)

- Mniejsze wydatki związane z przechowywaniem i tworzeniem dokumentów

W związku z tym, że nie mamy kontaktu z papierem, poajawia się również:

- Mniej błędów ludzkich (zalania papierów, niewyraźnego pisania czy zwykłego gubienia)

- Znacząca wygoda i oszczędność czasu przy przeszukiwaniu (dzięki wyszukiwarkom)

Obsługa pacjentów

Medfile Free (darmowy EDM) działa przede wszystkim jako program sieciowy, a to oznacza, że również zawiera niezwykle przydatną dla lekarzy i pacjentów funkcję rejestracji wizyt poprzez Internet. Całe działanie w tym przypadku zostaje przerzucone na pacjentów. To oni decydują, kiedy i do kogo się zapisać. Dzięki temu:

- Uniezależniamy się od ograniczeń czasowych (Internet jest czynny całą dobę)

- Personel medyczny może skupić się na innych zadaniach

- Dajemy pacjentom poczucie decyzyjności, co znacząco wpływa na ich zaangażowanie

Zestaw narzędzi

Do tego wszystkiego uzyskujemy masę przydatnych funkcji, które pozwolą nam prawdziwie cieszyć się z osiągnięć nowoczesnej technologii w naszym gabinecie. Nie musimy zabiegać o dodatkowe środki na odpowiednią obsługę wizerunkową gabinetu czy dobry kontakt z klientem, ponieważ Medfile Free oferuje nam:

- Spersonalizowaną, intuicyjną w obsłudze i estetyczną stronę internetową

- Możliwość korzystania z oprogramowania na urządzenia mobilne

- Dostęp do baz danych leków z inteligentnymi wyszukiwarkami

- Dostęp do zakupu pakietów SMSów

SMS-owy przypominacz

Wielu pacjentów jest zainteresowanych otrzymywaniem prywatnych wiadomości dotyczących wizyt. Pozwalają one w wielu wypadkach uniknąć problemów wynikających wskutek przeoczenia terminu spotkania ze specjalistą. W systemie Medfile dostępne są obecnie trzy warianty smsów do pacjentów:

- Informacja o terminie umówionej wizyty

- Przypomnienie o zbliżającej się dacie wizyty jeden, dwa lub trzy dni przed terminem

- Wiadomość o odwołaniu wizyty

Wersja Plus

Kiedy placówka rozwinie się w dużą jednostkę lub gdy zdecydujemy, że potrzebujemy dodatkowych funkcji, zawsze otwiera się dla nas jeszcze możliwość rozszerzenia darmowego Medfile do wersji Plus. Dzięki subskrypcji rocznej uzyskujemy całkowity i nieograniczony dostęp do wszystkich dotychczasowych funkcji, a ponadto:

- 100 darmowych SMSów (następne pakiety są też znacznie tańsze niż w darmowym odpowiedniku)

- Znacznie rozbudowaną możliwość edycji i tworzenia własnych formularzy

- Obsługę płatności i raportowania księgowego

- Moduł obsługi wizyt cyklicznych / powtarzalnych (z możliwością edycji każdej wizyty osobno)

- Możliwość indywidualnego nadawania uprawnień użytkownikom programu

Próbny okres 14 dni pełnej wersji, dzięki czemu możemy przekonać się sami o możliwościach Medfile